« J’ai mon entretien annuel dans une semaine, mais c’est une perte de temps, je vais prendre du retard sur mon travail. Ca ne sert à rien ».
LES ENTRETIENS ANNUELS PROFESSIONNELS
Sujet : Les entretiens annuels comme levier de performance ou comment faire monter en compétences les collaborateurs : l’exemple de la formation
LES NOTIONS D'ENTRETIEN INDIVIDUEL
Au
sein des entreprises, il existe plusieurs types d’entretiens individuels. Nous
nous intéresserons aux Entretiens Annuels D’Evaluation (EAE) et aux Entretiens Annuels
Professionnels (EAP). Dans cet article, nous nous focaliserons sur l’EAP. A noter
que ces entretiens sont avant un moment d’échange privilégié entre le salarié
et, généralement, son supérieur hiérarchique direct, c’est-à-dire son N+1 (sauf
organisation contraire d’une entreprise).
A
l’inverse de l’EAE qui reste optionnel, sauf dispositions conventionnelles contraires
le rendant obligatoire, l’EAP est obligatoire, tous les deux ans. L’objectif premier
de l’EAP est de dresser un bilan de l’année écoulée, d’aborder les perspectives
d’évolution professionnelles et les formations possibles. Outil d’accompagnement,
l’EAP doit être mené par l’employeur de manière à ce que le salarié puisse évoquer
ses attentes professionnelles et ses envies d’évolution. Sans rentrer dans les
détails de la législation sur les fréquences, les salariés concernés, etc…, l’EAP
permet, avant tout, de se questionner, à la fois pour le manager n+1 et
également pour le collaborateur. Pour le N+1, se poser les questions du type « comment
faire évoluer le collaborateur ? est-ce que je connais ses attentes ?
Quelles dispositions puis-je prendre pour sa montée en compétences ?, etc… ».
Pour le collaborateur, se poser les questions « est-ce que je peux
évoluer ? Que peut m’apporter cet entretien ? Ai-je envie de réaliser
une formation diplômante ? etc… ». Ce temps d’échange permet d’établir
un état des lieux, d’identifier les besoins, et de proposer un plan d’action
concret en terme d’emploi.
L'ORGANISATION DE L'ENTRETIEN
Moment privilégié entre les deux participants, l’EAP doit avoir lieu pendant le temps de travail et est assimilé à du temps de travail effectif. Il doit être réalisé, idéalement dans une salle de réunion permettant la discrétion totale. Il est conseillé de ne pas être dérangé durant l’entretien. Concernant la durée de l’entretien, cela dépend bien évidemment du contexte, … mais à minima il doit durer une heure, une heure et demi. L’EAP doit être conduit selon une grille d’entretien définie en amont. La grille doit être personnalisée, selon les fonctions, les métiers, les postes occupés. La grille doit être remise avant de l’entretien au collaborateur (plusieurs semaines avant la date prévue). Il en prendra connaissance et pourra ainsi le préparer. Il est important de communiquer, au préalable, sur l’importance du dispositif d’entretien, par des explications en réunion de service, en note de service, etc…
Rendez-vous professionnel formel, l’objectivité des participants est primordial. Le collaborateur doit pouvoir s’auto-évaluer et réaliser une introspection sur lui-même. Le compte-rendu de l’entretien doit être rédigé et remis au salarié. Ses attentes en matière de formation doivent être inscrites au plan de développement des compétences, ses demandes de valorisation salariale doit remonter au service concerné, et ses demandes personnelles doivent faire l’objet d’un suivi et d’une validation et/ou refus.
L'ENTRETIEN COMME LEVIER DE PERFORMANCE INDIVIDUELLE ET COLLECTIVE
L’EAP ne doit pas être négligé. En effet, il va permettre dans un premier de temps de formaliser des attentes, des aspirations, des volontés professionnelles. La prise en compte de ses déterminants induira nécessairement une performance supplémentaire. L’entretien agit sur la valorisation du capital humain. Il remet le salarié au centre de l’organisation et le replace au cœur du projet d’entreprise. Son intérêt est pris en compte. Un sentiment de gratification en ressort. En étant pragmatique, toutes les demandes individuelles des entretiens ne pourront aboutir (ex d’une valorisation salariale). En revanche, la compilation de l’intégralité des demandes individuelles feront émerger des tendances et l’entreprise pourra alors les catégoriser. Et c’est à ce moment-là, selon les demandes, qui désormais relèvent du collectif, que l’entreprise pourra mettre en œuvre des plans d’actions davantage stratégiques en matière RH. L’organisation doit repenser son système d’entretien et le percevoir comme un facteur clé de succès lorsque celui-ci permet à l’Humain de se sentir valoriser et remis au premier plan d’une structure.
Autre point déterminant, c’est la connaissance de la stratégie de l’entreprise et les plans d’actions associés. En effet, admettons que le Comité de Direction d’une entreprise décide de recruter des postes de cadres avec une qualification obligatoire. Recruter en interne ? Promouvoir un salarié ? etc… le manager qui conduit l’entretien doit avoir toutes les informations utiles, c’est au cours d’un rendez-vous formel, l’EAP, qu’il va pouvoir avoir connaissance de la volonté de son équipe. C’est l’exemple parfait de la valorisation par le changement de statut professionnel par la formation qualifiante.
L'EXEMPLE DES DEMANDES DE FORMATION
Un Comité de Direction acte la décision de recruter un nouveau collaborateur dont la fonction sera Comptable. Parallèlement, le chef de service Comptabilité réalise les EAP de son service, une dizaine au total, 4 comptables (qualifiés), et 6 assistants de saisie comptable. Durant la campagne des EAP, 2 salariés évoque leurs volontés de suivre une formation diplômante dans le but d’être comptable à long terme.
Scénario 1 : le chef de service ne connait pas la décision du CODIR.
N’ayant pas la connaissance de la décision du CODIR, il récence la demande oralement mais ne l’inscrit pas, argumentant que, pour le moment il n’y a pas de budget, pas de création de postes, etc… Les salariés seront donc déçus. Et l’EAP n’aura pas eu l’effet escompté.
Scénario 2 : le chef de service connait la décision du CODIR.
Connaissant le projet du CODIR, il approfondi la demande des salariés. Il inscrit les deux demandes et les fait remonter au CODIR. Les demandes de formations sont prises en compte, un salarié aura sa promotion ainsi que la prise en charge de la formation qualifiante, et l’autre salarié sera prioritaire lors d’une nouvelle création de poste.
En conclusion, la stratégie de l’entreprise, associée aux EAP conduit efficacement, a : permis de recruter en interne, de réaliser une formation professionnelle, faire monter en compétences les salariés, valoriser le travail du service. Individuellement, les membres du service Comptabilité sont satisfaits, et collectivement, le service reste performant (pas de changement organisationnel, pas de nouveaux collaborateurs, etc…).
Le thème de la formation professionnelle est un enjeu stratégique des entreprises. Primordial, le P.D.C (Plan de Développement des Compétences), ex Plan de formation est l’outil numéro un du développement d’une organisation. Mais cela sera le thème du prochain article.
Article écrit et publié par R. TRUCHE, Gérant ARB CONSEIL – Juillet 2022