« Pourquoi créer un service RH ? mon comptable s’occupe de tout, de l’administratif jusqu’à la paie ».
L'EXTERNALISATION DES FONCTIONS RH
Sujet : L’externalisation des activités RH pour les TPE/PME : l’impact sur la gestion stratégique d’une organisation. Exemple de l’EAE et EAP
LA G.R.H EN ENTREPRISE
La
Gestion des Ressources Humaines se définit comme étant la gestion des Hommes,
au travail, dans une organisation. Chaque entreprise, en France, possède cette
activité dite « support ». Bien que toutes les organisations ne
possèdent pas de service RH, composé de métiers liés à la fonction RH, strictement
défini dans leur organigramme, les entreprises s’attraient à la fonction RH,
bien souvent s’en réellement sans rendre compte, et sans les compétences
nécessaires. Et inversement, les grandes entreprises, pour la plupart ayant une
Direction des Ressources Humaines, n’ont pas forcément des pratiques RH très
développées.
LES ACTIVITES DE LA GRH – SA LEGITIMITE REMISE EN CAUSE
On évoque régulièrement le rôle de la fonction RH. Mais qu’en est-il en réalité ? de quoi s’agit-il ? que font les métiers RH en entreprise ? La réponse est complexe. En effet, il est difficile d’évaluer la place, ô combien importante, de la fonction RH en entreprise. Au sein des TPE/PME, la légitimité de la fonction RH est à construire.
« Pourquoi créer un service RH ? mon comptable s’occupe de tout, de l’administratif jusqu’à la paie »
« Cela reviendrez trop cher d’embaucher une personne qui s’occupe des ressources humaines »
« Pour le recrutement, je poste une annonce sur les réseaux sociaux »
« C’est mon chef d’équipe qui gère les salariés »
Etc…
Tant de phrases résumant les contraintes liées à un potentiel déploiement de pratiques RH formalisées.
Alors, la question essentielle, à se poser, est : au regard des difficultés de recrutement actuelles, de la complexité d’attirer, intégrer, fidéliser un(e) nouveau(elle) collabrateur(trice), des contraintes réglementaires, des méandres de la formation professionnelle, de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences, de la Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels, de la mise en œuvre d’un Système d’Information des Ressources Humaines, des potentiels conflits sociaux et contentieux, de la Gestion Sociale, de la gestion de paie, de la planification de travail et bien tant d’autres sujets opérationnels, comment une entreprise peut assurer l’activité RH sans passer par la création d’un service RH ?
L’EXTERNALISATION DE LA GRH
Il existe différentes pistes explorables et/ou exploitables, comme par exemple, redéfinir les missions et les attribuer aux collaborateurs(trices) présents(es). Mais il y a une solution, dont l’impact apporte une réelle plus-value à l’entreprise : c’est l’externalisation de toute ou partie de l’activité RH.
L’intérêt premier de cette démarche est de confier, ou demander, à des experts de leurs métiers, de prendre en charge des activités de GRH, comme par exemple, le recrutement ou la paie. C’est en général des sujets où l’entreprise n’a ni les ressources ni les compétences pour gérer. L’externalisation apporte des synergies, un savoir-faire, une expertise fondamentale dans la gestion stratégique. Et la digitalisation offre davantage d’opportunités, cela facilite les échanges et la transmission d’informations entre l’entreprise et le prestataire. De plus, un cahier des charges précis permet au prestaire de répondre à la demande spécifique, ou bien global, de l’entreprise.
Pour mieux comprendre la plus-value d’une externalisation de l’activité RH, prenons
l’exemple suivant : la mise en œuvre de l’Entretien Annuel d’Evaluation (EAE) et l’Entretien Annuel Professionnel (EAP).
L’EXEMPLE DE L'EAP
Bien que l’EAE soit optionnel, sauf obligation conventionnelle, il est fortement recommandé. Quant à l’EAP, il est obligatoire, à raison d’une entretien à minima tous les deux ans. Il est également obligatoire suite à certaines absences (type longue maladie). Partons du postulat suivant : une entreprise avec trois années d’existence, emploie dix salariés. Elle n’a pas de service RH. Un(e) collaborateur(trice), présente depuis la création, évoque avec son employeur le fait qu’elle souhaiterait réaliser son Entretien Annuel (pour raisons inconnues).
Premier scénario : l’employeur lui explique qu’il n’a pas le temps, ni les moyens de mettre en place son entretien, et qu’il n’a pas les compétences informatiques pour créer la grille de l’entretien. Le(la) collaborateur(trice) lui explique que c’est obligatoire et qu’il(elle) aimerait que ses demandes d’évolution soient formalisées. Plus tard, le(la) collaborateur(trice) démissionne, car une meilleure opportunité lui a été proposée (rémunération, formation, etc…). Il(elle) explique à son employeur que ses attentes n’ont pas été prises en compte. Le comptable de l’entreprise a chiffré à hauteur de 7 k euros le coût du départ du salarié (indemnités de départ, coût du recrutement, formation du remplaçant, coût indirect, etc…)
Deuxième scénario : l’employeur prend en compte la demande. Il fait appel à un prestataire pour déployer une procédure intégrale d’EAE et d’EAP pour son entreprise. Le coût de la prestation a été chiffrée à hauteur de 2 k. Il réalise l’entretien avec le(la) collaborateur(trice). Au cours de cet échange privilégié, il(elle) demande une valorisation de son salaire. L’employeur accepte. Son augmentation représente un coût annuel brut chargé de 1,5 k euros. Le(la) salarié reste, et accompli ses missions efficacement car ses attentes ont été entendues et retranscrit formellement.
En externalisant une des activités RH, cette fois-ci de manière ponctuelle, l’employeur a réalisé une économie majeure par rapport au coût d’un départ d’un(e) salarié(e) qui n’aurait pas effectué son EAP. Et nous ne parlons que des économies financières… l’impact sur la gestion stratégique est majeur, en terme de développement du capital humain, de renfort des compétences, de productivité,…
Il est important de souligner les effets majeurs des Entretiens Annuels déployés en entreprise. Mais cela sera le thème d’un prochain article.
Article écrit et publié par R. TRUCHE, Gérant ARB CONSEIL – Juillet 2022
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